9 estrategias para que tus reuniones sean muy eficaces

Lo habitual dentro de una empresa es que se sucedan cada cierto tiempo reuniones para hablar de un proyecto concreto o analizar cómo va el negocio. Sea cual sea el tema a tratar en ese encuentro, no siempre estas reuniones son tan productivas como esperamos, porque cometemos ciertos errores que no siempre solemos solucionar. Es por ello que si queremos que nuestras reuniones sean eficaces, te recomendamos que atiendas a los consejos que te damos a continuación. Así te asegurarás el éxito en todos los casos.

  1. Di no a los dispositivos móviles

Si bien los dispositivos móviles son fundamentales para nuestro trabajo, si tenemos que reunirnos lo mejor es dejarlos a un lado durante este periodo de tiempo. Ya sea el móvil, un tablet o un portátil, apárcalos durante la reunión. En el caso de que necesites copiar cierta información o mostrar algo a los demás, designa a un responsable que lo haga y que sea el único que tenga acceso a estos dispositivos en ese momento.

  1. ¿Cuántos vais a estar en la reunión?

Olvídate de hacer reuniones donde haya muchas personas. ¿Realmente todas tienen que estar en este encuentro? Seguro que no. Solo invita a aquellos miembros de la empresa que estén trabajando directamente en el tema que se va a tratar y que sepas que van a aportar valor a la reunión.

  1. Haz que todos estén centrados

Para que los participantes en la reunión se centren en el tema a tratar es bueno captar su atención al comienzo de la misma. ¿Cómo lo hacemos?, hay diversas formas, como por ejemplo contando una historia, comentando algo que haya dicho un cliente o utilizando otros elementos de interés.

  1. Crea un programa a seguir

Para no perderte en la reunión elabora un programa con diferentes puntos bien definidos. Síguelo durante la reunión y recuerda que de forma previa es recomendable que le entregues este plan a los participantes. Cuando acabes con el último punto da por finalizado el encuentro.

  1. ¿Todos saben de qué va la reunión?

Es importante que todos los que se encuentren en la reunión sepa el tema que se va a tratar. Por eso te recomendamos que al comienzo de la misma preguntes a los participantes que respondan brevemente a esta cuestión.

  1. Aprovecha el tiempo de la reunión

A veces reservamos un tiempo determinado para la reunión y luego nos damos cuenta de que no lo hemos aprovechado. Para que no pierdas tiempo, de forma previa, elabora un plan para asegurarte de que la reunión va a ser 100% productiva cada minuto que dure.

  1. No entregues solo texto o palabras

Las reuniones pueden resultar monótonas y aburridas si lo que se trata en ellas es a través de un texto o un discurso de alguno de los miembros. Para activar el cerebro de los participantes no hay nada mejor como incluir dibujos, infografías o mapas conceptuales que ayudarán a entender mejor todo lo que se trate.

  1. Los responsables de las tareas

Durante la reunión se le asignará a cada persona una tarea. No dejes este concepto en el aire, asegúrate de que todos han entendido los plazos, las fechas y lo que tienen que hacer.

  1. La pregunta final

Antes de dar por concluida la reunión lanza una pregunta final ¿todos saben cuál es su cometido en el proyecto? No te vayas de la reunión sin saber que cada una de esas personas sabe perfectamente la tarea que deben realizar y en qué plazos hacerlo.

9 estrategias para que tus reuniones sean muy eficaces


Infografía ofrecida por Wrike – Herramientas De Gestión De Proyectos

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